この記事では、「経緯報告書」と「顛末書」の違いを分かりやすく説明していきます。
「経緯報告書」とは?
「経緯報告書」とは仕事をしている中でトラブルが起きた際に、経緯と経過を上司へと報告するために作成提出される書類を指します。
そのトラブルは何をしている時に、何が原因で起きてしまったのか、そのトラブルに対して今どういった対処をしているのかを報告し、上司にそういったトラブルがあったことを理解してもらうために提出される物です。
上司は「経緯報告書」を受け取ることでどこに問題があるかを把握でき、対処についても今のまま続ければ良いのか、他の方法で対処するべきなのかを判断して、必要であれば指示を出せるようになります。
そのため「経緯報告書」は、短期的に解決できないような長引くトラブルが起きてから、それが解決するまでの間に作られ、提出される書類です。
「顛末書」とは?
「顛末書」とは仕事中に起きた何らかのトラブルについて、起きた状況や発生原因、どのように対処してその結果どう収まったのかをまとめた書類です。
トラブルについて始まりから終わりまでを全てまとめる必要があるので、どのような形であれそのトラブルに関する一連の流れに決着が付いてから書かれることになります。
「顛末書」はそのトラブルについて、その時起きたトラブルをどう対処するか判断するために作られるものではありません。
どういったトラブルが起こり得るか、何が原因となっていてどうすれば予防できるか、対処の内容に問題はなかったか、次に同じトラブルが起きた時にはどう対処するべきかという、これからの問題に備えるために必要になる書類です。
「経緯報告書」と「顛末書」の違い
「経緯報告書」と「顛末書」の違いを、分かりやすく解説します。
「経緯報告書」は今起きているトラブルの経緯と経過を報告するためのもので、「顛末書」は既に一応終わったトラブルについて、始まりから終わりまでの顛末を報告するためのものです。
「経緯報告書」は今その問題がどうなっているのか報告する目的や、そのトラブルにどう対処していくかの判断を仰ぐために提出され、「顛末書」は同じトラブルを起こさないため、起きた時により良い対応をするためなど、これからのために提出されます。
そのため「経緯報告書」は現在進行形でトラブルが起きている最中に作られ提出されますが、「顛末書」はトラブルが終わったあとで作成されて提出されるものです。
また「経緯報告書」は途中報告が必要になるような、ある程度長引くトラブルでないと作成されませんが、「顛末書」は比較的短時間で収まったトラブルでも、長引き大事になったトラブルでも作成されます。
まとめ
どちらもトラブルについて報告する書類ではありますが、どのタイミングで作成するか、その書類によって何が期待できるかには差があります。
現状報告し指示を求めるなら「経緯報告書」が必要になり、その事例と対処をこれからに活かすためには「顛末書」が必要です。
