この記事では、「支払依頼書」と「請求書」の違いを分かりやすく説明していきます。
お金にまつわる書類を、区別していきましょう。
「支払依頼書」とは?
支払依頼書とは、取引先から届いた請求書を、社内の経理部に回すための用紙のこと。
「このような請求書が届いているので、期日までに支払いをお願いします」という書類をあらわします。
支払依頼書のテンプレートの中には、支払い先の企業名や支払額、銀行振込かクレジットカード払いか、細かい内容も記してあります。
そして自身の名前と所属部署を書く欄も含まれています。
このような「支払依頼書」という用紙があるのは、部長や社長など上役がその内容を吟味して「不正や間違いはないか」確認するからです。
また書式があることによって、経理部が支払いの手続きをよりスムーズに進めることができます。
不正利用や支払いの遅延を未然に防げる、大切な書類が支払依頼書です。
「請求書」とは?
請求書とは取引先に、支払いをお願いするための用紙のこと。
物やサービスを利用した対価として、金銭を支払ってもらう用紙をあらわします。
「恐れ入りますが、期日までにお支払いをお願いします」と外部の担当者にお願いするための書類です。
請求書には取引先の会社名や担当者名、サービス概要や数量、単価や合計金額などが記されています。
またいつまでに、どのような手段で支払いして欲しいのか、期日や振込先なども記載されています。
このような「請求書」があることによって、お互いの約束を書面に落とすことができます。
また面倒な集金作業を効率よくおこなえます。
取引先とのトラブルを防ぎ、お互いが気持ちよく仕事をするための書類が請求書です。
「支払依頼書」と「請求書」の違い
いずれも支払いにまつわる大切な書類です。
「支払依頼書」と「請求書」の違いを、分かりやすく解説します。
・社内の支払依頼書、社外の請求書
どちらもお金のやり取りにまつわる用紙です。
ただ、どこからどこに流れていくのか、その内容が少し異なっています。
支払依頼書は社内文書のひとつ。
社内のスタッフから、経理部に対して手渡される文書です。
取引内容や金額に間違いがないか、上司が最終確認をおこないます。
上司のゴーサインが出ると、経理部で手続きがおこなわれます。
そして請求書は、社外から送られてくる文書です。
社外の担当者から、取引に関係のある部署に送られてきます。
内容に間違いがないか担当者が確認をおこない、通常であれば支払依頼書を添付して、上司と経理部にまわします。
社内で使うものが支払依頼書。
社外から届くもの、社外に出す書類が請求書です。
まとめ
「支払依頼書」と「請求書」の違いを分かりやすくお伝えしました。
どちらも金銭の支払いにまつわる書類です。
取引先から届くもの、取引先に送るものが請求書。
請求書と一緒に経理部に回す用紙が支払依頼書です。
支払依頼書は社内文書、請求書は社外文書となります。
