業務上の品物のやりとりをするときに作成刺される書類として「受領書」と「納品書」がありますがどのような違いがあるのでしょうか。
今回は、「受領書」と「納品書」の違いについて解説します。
「受領書」とは?
「受領書」とは、「品物を確かに受け取ったことを証明する書類」を意味する言葉です。
業務で品物のやりとりをする場合、確かにやりとりが行われことを確認するための書類を作成します。
書類を作成しておくことで行き違いを防いだり後からやりとりの記録を確認できたりといったメリットがあります。
「品物のやりとりのときに注文した側が発行する受け取りを証明する書類」が「受領書」です。
「受領書」が証明しているのは「事前の約束通りの品物をでこの日時に受け取りました」という事実です。
いつ、何を、誰が受け取ったのかを明示する書類であり一般的には担当者や責任者の印鑑もしくはサインが添えられて書類の内容が事実であると有効性を約束しています。
「受領書」が証明しているのは「注文した品を確実に受け取ったという事実」のみです。
受け取り後に確認してみたら不良品があった、箱の中身が少なかったなど受け取り時点では確認されていない情報に関しては合意が形成されていないので別途対応が必要になります。
受け取ったかどうかを証明する以外にも過去の取引履歴の照明にもなるのでデータ分析や取引実績の確認などに「受領書」が用いられることもあります。
「受領書」の使い方
・『注文した品物が届いたので受領書にサインする』
・『受領書が発行されるまでは配送完了にならない』
・『過去の取引を受領書でチェックする』
・『受領証を保管しておかないと不良品だったときに交換してもらえない可能性がある』
「納品書」とは?
「納品書」とは、「品物を確かに納めたことを証明する書類」を意味する言葉です。
業務で発注された品物を用意して相手に引き渡すことを「納品」といいます。
「納品書」とは「納品した事実を証明するために作成される書類」であり注文を受けて品物を納める側が発行します。
品物のやりとりというのは数量や種類などトラブルが発生しやすく、後になって問題が起こらないよう確かに納品した事実を双方の合意のもと書類で証明するのはとても重要な作業です。
「納品書」を作成しておくことで納品の事実が客観的に証明され引き渡しに関するトラブルやクレームを防げます。
「納品書」の使い方
・『品物の引き渡しにあわせて納品書を発行する』
・『納めた品物の内容は納品書を調べればわかる』
・『納品書のない取引は無効扱いされる可能性がある』
・『納品書をチェックして支払金額を計算する』
「受領書」と「納品書」の違い
「受領書」と「納品書」はどちらも業務で行われる品物のやりとりで発行される書類ですが「発行者」に違いがあります。
「受領書」は品物を注文した人が受け取りを証明するために発行する書類であるのに対し「納品書」は注文を受けて品物を納めた人が引き渡しを証明するために発行する書類という違いがあります。
まとめ
「受領書」と「納品書」は証明している事実は同じであるため混同されやすいですが明確な違いがあります。
取引のどちら側から発行される書類なのかに注意して区別してください。
