手紙やメールを書いているとき、よく似た表現に戸惑うこともあります。
この記事では、「転送」と「返信」の違いを分かりやすく説明していきます。
その場にふさわしい単語をおさえて、ビジネスの現場に役立てていきましょう。
「転送」とは?
転送(てんそう)とは届いたものを、さらに他の人や場所に送ること。
中身はそのまま、別のところにお届けすることです。
たとえば郵便局のサービスに「転送サービス」があります。
これは引っ越ししたとき、古い住居に届いた手紙を新しい住所におくるサービスのこと。
このサービスを利用すれば、間違えて旧住所に届いた手紙も新住所で確認できます。
またビジネスの場でも、転送はつかわれます。
何の脈絡もなくそのまま来たメールを転送してしまうと、相手によっては不快に感じてしまうこともあります。
そのため送り先の相手には「どういう意図で転送するのか」ひと言添えておくことが大切。
少しの気遣いが必要なのが、仕事における「転送」です。
「返信」とは?
返信(へんしん)とは届いた手紙やメールに、こちらから返事を送ること。
自分のもとに届いたメールや手紙に対して、新しくメッセージを送ることです。
「返信」は「返す・信じる」と書きます。
「信」という漢字には、手紙、書類という意味もあります。
つまり「手紙や書類を相手に返すこと」が返信です。
ビジネスの世界では、1日に数十件を超えるメールをやり取りすることもあります。
重要なメールであればあるほど、できるだけ早く「返信」をおこなうことが大切です。
すぐに回答ができない場合は「来週の水曜日までにお返事いたします」などと期日を添えておくこともポイント。
不用意に相手を待たせないことも、気持ちの良い仕事を送るための大切な要素です。
「転送」と「返信」の違い
どちらも相手からきたメールに対する、ビジネスの対処法です。
「転送」と「返信」の違いを、分かりやすく解説します。
・転送は「FW:」 返信は「Re:」
転送はメールソフトによっては「FW:」とあらわされます。
そして返信は「Re:」と表示されます。
相手から届いたメールをそのまま、他の人に送ることが「転送」。
相手から届いたメールに、新しく返事を書くことが「返信」です。
そのため「転送」をおこなうと、相手から届いたメールの一部が引用されて、メールの文中に表示されます。
一方で「返信」の場合は、相手から届いたメールの文は引用されません。
届いたものを、そのまま送ることが転送。
届いたものをそのまま送らず、新しく返事を書くことが返信です。
まとめ
「転送」と「返信」の違いを分かりやすくお伝えしました。
どちらもメールや書類のやり取りで用いる言葉です。
転送とは届いたメールや書類を、そのまま別の人や場所に送ること。
そして返信は届いたメールや書類に対して、返事をすることです。
ビジネスの場では、転送と返信がよくおこなわれます。
機械的な処理になってしまわないように、相手の立場を考えながら丁寧に作業を進めていきたいものです。
