すべての文書は「私文書」と「公文書」に分類されます。
このふたつはどのような基準で区別されているのでしょうか。
今回は、「私文書」と「公文書」の違いについて解説します。
「私文書」とは?
「私文書」とは、「私人によって作成された文書」を意味する言葉です。
公的な立場や役職についていない一般の民間人を「私人」といいます。
「私文書」とは「私人名義の文書」を意味する言葉でビジネスや業務の書類から紙切れに書いた落書きまで形や種類を問わず私人の書いた文書すべてを指します。
一般的に「私文書」という場合は法的な有効性が求められる書類、つまり契約書を指しますが広義では契約書以外の文書も私文書にあたります。
「私文書」の使い方
・『私文書出会っても法的な有効性に変わりはない』
・『私文書を偽造するのは犯罪である』
・『私文書の保存について議論する』
・『歴史的な価値のある私文書が博物館で展示された』
「公文書」とは?
「公文書」とは、「公的機関によって作成された文書」を意味する言葉です。
「公務員が作成し公的な性質が認められた文書」を「公文書」といいます。
「公文書」は国や地方自治体など公的機関の責任によって作成されるもので効力や有効性については法的に決められています。
「公文書」には法律や通達などの文書、議事録などの記録、官庁で正式な業務として作成された文書などが該当します。
公務員が作成したものであっても業務として作成していない文書や個人的に作成した文書は「公文書」にはあたりませんが、業務上必要であると認められるメモや下書きなどは「公文書」として扱われることもあります。
「公文書」は国や自治体など強い権限を持つ公の存在によって作成されるものです。
一般的には「行政文書」と同じものとして扱われその重要性から作成や保存、管理夜は気に至るまで取り扱い方法が細かく定められています。
公的な活動を記録する文書なので役割を果たした後でも参照される可能性が高いことから一定期間保存され、一部を除き正式な手続きをとることで閲覧が認められます。
「公文書」の使い方
・『公文書の保管について議論されている』
・『公文書は法律により取り扱いが規定されている』
・『市役所が発行する文書は公文書である』
・『公文書を偽造すると重い罪になる』
「私文書」と「公文書」の違い
「私文書」と「公文書」は「作成者」です。
私人が作成した文書が「私文書」で公的機関や公務員の名義で作成された書類が「公文書」という違いで区別されます。
住民票などの書類は役所が発行するものなので「公文書」ですが、役所に提出する婚姻届などの書類は私人が作成する私人名義の書類なので「私文書」になります。
一般的には公的機関の作成した「公文書」以外のすべての文書を「私文書」として扱います。
文書の偽造は罪になりますが「私文書偽造」と「公文書偽造」では刑罰の重さに大きな違いが見られ公文書の偽造のほうが重罪です。
まとめ
「私文書」と「公文書」は作成者の違いによって区別されます。
同じよう内容の文書であっても作成者や発行者の名義が公的かどうかで扱いが変わります。
文書を区別するときは誰が作成した文書なのか名義に注目して見分けてください。
